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Adressverwaltung

Die BW2-Adressverwaltung kennt vier Adresstypen. Diese Differenzierung steigert sowohl die Informationstiefe, als auch den Nutzen der Adressenverwaltung. Der Typ Adresse ist dabei ausschließlich für die Kontaktdaten externer Organisationen gedacht. Die Kontaktpersonen bestehen dagegen aus natürlichen Personen, die mit je einer Adressen in Verbindung stehen (Mitarbeiter von Adressen). Der dritte Typ, Persönliche Kontakte, gehört dem Mitarbeiter, der sie angelegt hat. Diese Adresse ist nur für ihren Besitzer sichtbar, während der vierte Typ, der Mitarbeiter, in der Hauptsache der Verwaltung von Mitarbeitern dient. Persönliche HR-Informationen sind ausschließlich speziell berechtigten Mitarbeitern zugänglich.

 
 
 

Daten organisieren

  
     
 

Filter

In beinahe jeder Tabelle des Portals stehen definierte Filter zur Verfügung. Sie werden eingesetzt, um in großen Beständen gezielt Daten zu finden oder Gruppen zu selektieren. Darüber hinaus ist es möglich, Filter in verschiedenen Sätzen zu kombinieren, die gespeichert werden können. Das BW2-Portal startet Tabellen in der Regel mit der zuletzt verwendeten Filtereinstellung.

  
 

Kennungen

Kennungen sind begriffliche Zuordnungen zum Zweck der Strukturierung und semantischen Zuordnung von Daten. Ähnlich den Verzeichnisnamen in einem Directory dienen sie auch als Filterkriterium. Neben einer Auswahl bereits vorhandener Standardkennungen ist jedem Mitarbeiter die Eigabe persönlicher Kennungen möglich. Jedem Business-Objekt können so beliebig viele Kennungen gegeben werden. die sich nebenbei auch hierarchisch strukturieren lassen. Damit können Adressen z. B. Vertriebsregionen, Kundengruppen und andere eindeutige Ordnungsstrukturen zugewiesen werden.

 

 
 
 
 

Mobile Geräte

  
     
 

 

BW2 iPhone App

Für den Portalzugang mit dem iPhone steht ein entsprechendes BW2-App zur Verfügung.

 

 
       
 

SyncML

Mit Hilfe des plattformunabhängigen Standards SyncML können Portaldaten mit jedem mobilen Endgerät ausgetauscht bzw. synchronisiert werden.

 

 
 
 
 

Im- und Export

  
     
 

Datenaustausch

Adressen werden über das Excelformat in das BW2-Portal importiert. Über dieses Format ist auch jederzeit ein Export von Daten in wenigen Arbeitsschritten möglich.

 

 
 
 
 

Ausgewählte Funktionen

  
     
 

Google Maps

Mit einem integrierten Link erhält man in jeder BW2-Adresse ihre geografische Lage über den entsprechenden Kartenausschnitt von Google-Maps.

 

 
       
 

Anrede automatisch

Für jeden Adresstyp werden offizielle-, ggf. persönliche Briefanrede sowie Email-Anreden festgehalten. Beim Erstellen von Korrespondenz kann so die passende Anrede automatisch im entsprechenden Bereich des Dokuments eingesetzt werden.

 

 

 
       
 

 

Dublettentest

Das Portal gleicht die Eingabe einer neuen Adresse mit den vorhandenen Daten ab. Bei Erkennung ähnlicher Daten erhält der Bearbeiter einen Hinweis auf ähnliche Datensätze, die in einer Liste eingeblendet werden.

 

 
 

Reports

Alle in einer Adresse hinterlegten Informationen können in einfach konfigurierbaren Reports ausgegeben werden. Dazu gehören, neben den Standarddaten wahlweise auch Bemerkungen, Projekte, Aktivitäten, Dokumente, Helpdeskeinträge, Kommentare und Hinweise auf verbundene Datensätze (Relationen).

 

 
 
 
 

Verbundene Daten im Direkzugriff

  
     
  In jeder Adresse stehen Container mit Tabellen verbundener Daten (Relationen) zur Verfügung. Mit Doppelklick auf eine Tabellenzeile können sie direkt geöffnet werden. Durch den Aufruf einer Adresse steht jede Information zur Verfügung, die jemals mit ihr verknüpft wurde. Dabei werden die wichtigsten, aktuellen Zustände einzelner Tabellenelemente, wie z. B. abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig etc., durch Schriftattribute angezeigt. Den Listenumfang bestimmt zunächst der tatsächlich vorhandene Datenbestand, sowie die Berechtigungslage des Benutzers. Gezielter Einsatz von Filtern beschränkt die Listen dann auf das erforderliche Maß. Listen können nach einzelnen Feldern (Spalten) gruppiert werden, wobei diese bei Bedarf zu verschieben, entfernbar bzw. hinzu zu fügen sind. Die Sortierordnung der Spalten ist wahlweise neutral, auf- oder absteigend einstellbar. Das BW2-Portal speichert die zuletzt wirksame Spalten- und Filterkonfiguration jeder Liste.