Konversation mit Anhang

Zusätzlich zu ihren funktionalen Standards enthält jede Email Container mit Listen verbundener Daten wie Aktivitäten, Dokumente, Helpdeskobjekte und Leistungen.

Im Dokumente-Container befinden sich z. B. verschiedene Funktionen zum Anhängen von Dokumenten. Die Tabelle im Container zeigt ale Dokumente, die aktuell an eine Email angehängt sind. Mit Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet sich das betreffende Dokument in seinem Editor. Es kann aber auch in einer Vorschau betrachtet und in seinen Eigenschaften bearbeitet werden.

Das Emailsystem und die Arbeitsweise des Portals erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung und Behandluing geschäftlicher Korrespondenz.

Automatische Ergänzung

Sobald Zeichen in die Adressenzeile einer Email eingegeben werden, listet das Portal ihm bekannte Mailadressen, die mit der entsprechenden Zeichenfolge beginnen. Diese nützliche Funktion erspart überflüssige Tastaturarbeit, weil der Bearbeiter bei Übereinstimmung sofort den passenden Adressaten selektieren kann.

Durch Auswahl eines Projekts im entsprechenden Relationen-Feld wird ein Email-Objekt dem Projekt zugeordnet, in dem es fortan in der Liste verbundener Aktivitäten geführt wird. Nach diesem Prinzip werden alle Relationen im Portal angelegt.

Eine leistungsstarke Volltextsuche über die Gesamtmenge der vorhandenen Titel, Betreff- und Emailtexte sowie aller Dateianhänge, sorgt für gezielten Zugriff auf eine bestimmte Email. Die automatische Vervollständigung, eingegebene Zeichen sofort zu einer Liste bereits erkannter Worte zu komplettieren, rundet den Komfort der Volltextsuche ab.

Filter

In beinahe jeder Tabelle des Portals stehen definierte Filter zur Verfügung. Sie werden eingesetzt, um schnell, gezielt Daten zu finden oder Gruppen zu selektieren. Darüber hinaus ist es möglich, Filter zu benutzerdefinierten Sätzen zu kombinieren, die gespeichert werden können. Das BW2-Portal startet jede Tabelle in der Regel mit der zuletzt verwendeten Filtereinstellung.

iPhone

SyncML

Mit Hilfe des plattformunabhängigen Standards SyncML können Portaldaten mit jedem mobilen Endgerät ausgetauscht bzw. synchronisiert werden.

Spam- und Virenfilter sind Bestandteil des BW2 Email-Systems. Der Filter bewahrt die Mitarbeiter vor lästigem Spam und gefährlichen Email-Viren. Über die aktive Markierung nicht erkannter Spammail durch den Benutzer, ist der Filter lernfähig.

Eingehende Email ist, je nach Adresse, entweder nur persönlich oder für ein ganzes Team lesbar. Neu erstellte Email ist prinzipiell nur persönlich, also vom Ersteller einsehbar. Der Besitzer einer Email kann diese Berechtigung auf eine vordefinierte Stufe wie privat, Manager, Projekt, Team und öffentlich einstellen. Damit wird sie ganz einfach einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung gestellt.

Aktivitäten wie Emails dürfen nie gelöscht werden. Nur so geht keine Relation verloren. Setzt man den Status einer Email auf abgeschlossen, wird sie aus dem Posteingang entfernt. In der Aktivitätensuche ist sie trotzdem immer zu finden.